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이 글의 목적은 기존 종이 기반 작업허가제를 디지털 작업허가 전산화 및 전자결재 시스템으로 전환하려는 사업장을 대상으로, 단계별 구축 방법과 핵심 설계 포인트, 실패를 줄이는 실무 노하우를 정리하여 현장에서 바로 적용할 수 있도록 돕는 것이다.
1. 작업허가 전산화가 왜 중요한가
작업허가제는 고위험 작업 전 안전조치를 사전에 확인하고 승인하는 핵심 안전관리 절차이다. 그러나 여전히 많은 사업장에서 종이 서식, 수기 서명, 현장 사진 별도 저장 등 아날로그 방식으로 운영하고 있다. 이러한 방식은 누락, 위조, 이중작성, 즉시 조회 불가 등 여러 문제가 발생하기 쉽다.
작업허가 전산화와 전자결재 시스템을 적용하면 다음과 같은 효과를 기대할 수 있다.
- 허가 승인 이력, 변경 이력, 취소 이력의 자동 기록 및 추적이 가능하다.
- 위험성평가, 교육이수, 설비 점검결과 등 타 시스템과 데이터 연계가 가능하다.
- 모바일 기기를 활용한 현장 사진, 영상 첨부 및 실시간 확인이 가능하다.
- 법정 보존기간 동안 안전하게 전자보관하고, 감사·사고조사 시 신속히 검색할 수 있다.
- 작업유형, 공종, 협력업체별 위험 패턴을 분석해 선제적 예방대책 수립이 가능하다.
주의 : 작업허가 전산화는 단순히 종이를 화면으로 옮기는 수준이 아니라, 안전관리 프로세스를 재설계하는 프로젝트로 접근해야 한다.
2. 종이 작업허가제와 전산 시스템의 차이
전산화 전환을 설득하기 위해서는 종이 기반 작업허가제의 한계를 객관적으로 보여주는 것이 중요하다.
| 구분 | 종이 작업허가 | 전산·전자결재 작업허가 |
|---|---|---|
| 허가 신청 | 수기 작성, 서식 누락·필체 식별 어려움 | 입력 필수값 강제, 드롭다운·체크박스로 오입력 최소화 |
| 위험성 평가 | 서식 내 단순 기입, 과거 이력 분석 어려움 | 위험요인·대책 코드화, 과거 유사 작업과 비교 가능 |
| 승인 프로세스 | 직접 서명 받으러 이동, 부재 시 지연 | 전자결재 상신, 대결자 지정, 모바일 승인 가능 |
| 현장 검토 | 현장 점검 후 ‘점검완료’ 수기 표시 | 모바일로 체크리스트 입력, 사진·영상 증빙 첨부 |
| 보존·검색 | 보관공간 필요, 과거 문서 검색에 많은 시간 소요 | 기간·설비·업체·작업유형으로 즉시 검색 가능 |
| 통계·분석 | 수작업 집계 필요, 분석 사실상 불가 | 자동 통계, 분석 리포트, 대시보드 제공 |
3. 작업허가 전산화 프로젝트 범위 정의
전산화 전환 시 가장 먼저 해야 할 일은 대상 범위와 수준을 명확히 정하는 것이다. 초기 범위가 과도하게 넓으면 현장 저항이 커지고 일정 지연과 품질 저하가 발생한다.
3.1 대상 작업허가 유형 정의
- 화기 작업 허가
- 한계 공간(밀폐공간) 작업 허가
- 고소 작업 허가
- 전기 작업 허가
- 중량물 취급·양중 작업 허가
- 라인 개방·배관 작업 허가
- 설비 변경·개조 작업 허가 등
초기에는 사고빈도가 높거나, 타 법규와 연계성이 높은 작업허가 유형부터 전산화하는 것이 일반적이다.
3.2 이해관계자 및 역할 정의
전산 작업허가 시스템에는 다양한 역할이 참여한다.
- 작업요청자(생산·설비·공사 담당자)
- 협력업체 관리자 및 작업자
- 안전관리자 및 안전부서
- 설비·공정 책임자
- 승인권자(부서장, 공장장 등)
- 시스템 관리자(IT, EHS 시스템 담당자)
각 역할별로 신청·검토·승인·확인·반려 등 어떤 작업을 수행하는지 명확히 정의하고 권한 체계에 반영해야 한다.
4. 단계별 작업허가 전산화 로드맵
작업허가 전산화는 보통 다음과 같은 단계로 진행하는 것이 안정적이다.
- As-Is 분석 및 문제점 도출
- To-Be 프로세스 및 요구사항 정의
- 시스템 설계 및 개발(또는 솔루션 도입·커스터마이즈)
- 시범운영(Pilot) 및 개선
- 전사 확대 적용 및 고도화
4.1 As-Is 분석
현재 운영 중인 작업허가 제도를 다음 관점에서 분석한다.
- 허가서 양식 구조, 필수 입력 항목, 첨부자료 종류
- 허가 승인 라인, 실제 승인 소요 시간, 병목 지점
- 위험성 평가 방식, 평가표, 기준표, 위험등급 산출 방식
- 협력업체 관리 방식, 교육 이수 확인 방식
- 보관·관리 방식, 감사·사고조사 시 자료 제공 절차
주의 : As-Is 분석 단계에서 “현장에서 실제로 하는 방식”과 “규정에 적힌 방식”이 다른 경우가 많으므로, 규정 문서뿐 아니라 실제 양식, 샘플, 현장 인터뷰를 반드시 병행해야 한다.
4.2 To-Be 프로세스 설계
As-Is에서 발견된 문제를 해결하고, 전산화의 장점을 극대화하는 방향으로 To-Be 프로세스를 설계한다.
- 허가 신청부터 작업 종료·반납까지의 전 과정을 프로세스 맵으로 도식화한다.
- 각 단계별 책임자, 입력 정보, 승인 조건, 타 시스템 연계 포인트를 명시한다.
- 휴대폰·태블릿 등 모바일 기기에서 처리할 단계와 사무실 PC에서 처리할 단계를 구분한다.
4.3 시스템 기능 설계 및 개발
To-Be 프로세스를 바탕으로 화면, 데이터 구조, 인터페이스를 설계한다. 내부 개발 또는 상용 솔루션을 도입하는 경우 모두 공통으로 고려할 주요 기능은 다음과 같다.
- 작업허가 신청·조회 화면
- 전자결재 라우팅 및 승인·반려 기능
- 모바일 앱 또는 웹 기반 현장 점검 체크리스트
- 위험성 평가 모듈 또는 기존 평가 시스템 연계
- 협력업체 작업자 교육 이수 이력 연동
- 사진·영상 파일 업로드 및 작업별 증빙자료 관리
- 허가서 상태 모니터링 대시보드(신청, 승인, 진행, 종료, 만료 등)
- 기간·설비·작업유형별 통계 및 리포트
4.4 시범운영 및 고도화
전사 확대에 앞서 위험도가 높은 대표 공정 또는 특정 사업장을 선정하여 시범운영을 진행하는 것이 좋다.
- 시범 기간 동안 사용자 불편사항, 누락 기능, 예외 케이스를 집중 수집한다.
- 허가 처리 시간, 반려율, 누락 건수 등 정량지표를 비교한다.
- 현장 인터뷰를 통해 실제 체감 효과와 불만 요인을 파악한다.
4.5 전사 확대 적용
시범운영 결과를 반영해 주요 기능을 보완한 후, 단계적으로 확대한다.
| 단계 | 대상 | 핵심 과제 |
|---|---|---|
| 1단계 | 대표 공장 1개, 핵심 공정 | 기능 안정화, 사용자 교육, 주요 버그 제거 |
| 2단계 | 계열 공장 전체, 고위험 작업위주 | 표준 프로세스 정착, 통계·분석 기능 활성화 |
| 3단계 | 전사 확대, 협력사 포함 | 모든 작업허가 유형 통합, 다른 안전시스템과 연계 |
5. 전자결재 구조와 권한 설계
작업허가 전산화에서 전자결재 구조를 어떻게 설계하느냐에 따라 승인 속도와 책임 소재가 달라진다.
5.1 전자결재 기본 원칙
- 안전성 확보를 전제로 하되, 승인 리드타임을 최소화해야 한다.
- 업무 공백을 방지하기 위해 대결자, 위임결재 규칙을 명확히 한다.
- 결재 단계 수는 “필요 최소한”으로 유지한다.
- 결재자 기준은 직급이 아니라 “작업과의 관계 및 책임”을 기준으로 설정한다.
5.2 권한 구조 예시
| 역할 | 주요 권한 |
|---|---|
| 작업요청자 | 작업허가 신규 신청, 내용 수정 요청, 작업 종료보고 |
| 협력업체 관리자 | 작업자 정보 등록, 교육 이수 확인, 작업 인원 변경 승인 |
| 안전관리자 | 위험성 평가 검토, 안전조치 확인, 현장 점검 결과 입력 |
| 설비·공정 책임자 | 설비 상태 확인, 공정 영향 검토, 작업 가능 여부 최종 의견 |
| 승인권자 | 작업허가 최종 승인 또는 반려, 제한조건 설정 |
| 시스템 관리자 | 권한 부여·회수, 기준정보 관리, 시스템 설정 변경 |
주의 : 전자결재 단계가 많다고 안전해지는 것은 아니다. 실제 안전에 기여하지 않는 결재 단계는 과감히 통합하거나 제거해야 한다.
6. 필수 기능 설계 포인트
6.1 체크리스트 기반 입력 강제
작업허가 전산화 시스템은 체크리스트를 기반으로 중요한 항목의 누락을 원천적으로 차단해야 한다.
- 작업유형별 필수 질문을 체크리스트로 구성한다.
- 체크하지 않으면 결재 상신이 불가능하도록 필수값을 설정한다.
- 위험등급 High 이상 항목이 존재하면 추가 승인 또는 재검토 프로세스를 자동 트리거 한다.
6.2 위험성 평가 연계
작업허가와 위험성평가를 별도로 운영하면 현장에서는 중복으로 작성해야 하는 부담을 느끼게 된다. 전산화 시에는 다음과 같이 통합 설계를 하는 것이 일반적이다.
- 작업허가 신청 시 위험요인과 보호조치 항목을 선택하면, 동시에 위험성평가 데이터로 저장되도록 설계한다.
- 유사 작업에 대해 과거 위험성평가 결과를 불러와 비교할 수 있도록 한다.
- 위험성이 일정 기준 이상이면 해당 작업은 자동으로 “고위험작업 리스트”에 추가되도록 한다.
6.3 협력업체 및 작업자 관리
협력업체 작업자는 교체가 잦고, 교육 이수 여부 확인이 어렵기 때문에 전산화 시 함께 관리해야 한다.
- 협력업체별 작업자 명부, 교육 이수 이력, 자격증 정보를 시스템에 등록한다.
- 허가 신청 시 실제 투입 작업자를 선택하면 교육 이수 여부를 자동으로 검증한다.
- 만료된 교육 또는 부적격 작업자는 허가서에 등록되지 않도록 차단한다.
6.4 모바일 현장 점검 및 사진 첨부
실제 안전관리 품질을 높이려면 현장 점검 과정을 전산화 시스템으로 끌어와야 한다.
- 현장 안전관리자, 작업 책임자가 태블릿 또는 모바일 기기로 점검 체크리스트를 작성할 수 있도록 한다.
- 필수 점검 항목에 대해 사진 또는 영상 첨부를 요구할 수 있도록 한다.
- 점검 완료 전에는 전자결재 상에서 최종 승인이 진행되지 않도록 연계한다.
주의 : 현장 네트워크 품질이 낮은 구역이 있는지 사전에 조사하고, 오프라인 입력 후 동기화 기능 또는 와이파이 확충 등 기술적 대책을 함께 검토해야 한다.
7. 데이터 보존, 감사 추적, 개인정보 보호
7.1 데이터 보존 기간 및 기준
작업허가 전산 데이터는 산업안전보건 관련 법령, 회사 규정, 사고 조사 필요성을 고려하여 보존 기간을 정해야 한다. 일반적으로 고위험 작업허가와 사고 관련 허가서는 더 길게 보존하는 것이 바람직하다.
- 일반 작업허가: 최소 수년 단위 보존 기준 설정
- 사고·근접사고 관련 작업허가: 별도 장기 보존
- 법적 분쟁 가능성이 있는 허가서는 법무팀과 협의하여 보존 기간 설정
7.2 감사 추적 기능
모든 작업허가에 대해 “누가, 언제, 무엇을 변경했는지” 알 수 있어야 한다.
- 허가 내용 변경, 승인, 반려, 취소, 재상신 등 주요 이벤트를 로그로 저장한다.
- 관리자 화면에서 허가서별 로그를 한눈에 확인할 수 있도록 제공한다.
- 로그는 임의 수정이 불가능하도록 시스템적으로 통제한다.
7.3 개인정보 및 민감정보 보호
작업허가 전산화 시 작업자 인적정보, 연락처 등이 포함되기 때문에 개인정보 보호 기준을 준수해야 한다.
- 업무 수행에 필요한 최소 정보만 수집한다.
- 접속 권한을 역할별로 제한하고, 외부 반출을 통제한다.
- 로그인 이력 관리, 비밀번호 정책 등 보안기준을 적용한다.
8. KPI와 성과 측정 방법
전산화 이후 실제 성과를 정량적으로 보여주는 것이 중요하다. 이를 위해 다음과 같은 지표를 설정할 수 있다.
- 작업허가 평균 처리시간(신청→최종 승인까지 소요 시간)
- 허가서 반려율(결재 단계별 반려 횟수, 주요 사유)
- 필수 항목 누락 비율(전산화 전후 비교)
- 현장 점검 완료율 및 사진 첨부율
- 고위험 작업허가 건수 및 사고·근접사고 발생률 변화
전산 시스템에 KPI를 자동 계산하는 리포트 기능 또는 대시보드를 구성하면, 안전경영회의나 경영진 보고에 활용할 수 있다.
9. 도입 실패를 줄이기 위한 실무 팁
9.1 사용자 참여 기반 설계
실제 허가를 신청·승인하는 사용자 의견을 반영하지 않고, 상위 부서 또는 IT 중심으로만 설계하면 실패 확률이 높아진다. 설계 단계부터 생산, 설비, 협력업체, 안전부서 대표자를 참여시켜 공동 설계하는 것이 바람직하다.
9.2 “규정 정비 → 전산화” 순서 유지
현행 규정과 실제 운영이 불일치한 상태에서 그대로 전산화하면, 시스템이 오히려 현장의 불만을 키우는 결과를 낳는다. 필요하다면 작업허가 규정, 지침, 체크리스트를 먼저 정비한 후 이를 시스템에 반영해야 한다.
9.3 교육과 커뮤니케이션
- 작업허가 전산화의 목적과 기대효과를 반복적으로 설명한다.
- 단순 기능 교육뿐 아니라 실제 시나리오 기반 실습을 포함한다.
- 초기에는 현장 지원 인력을 별도로 배치해 사용자의 불편을 즉시 해결한다.
주의 : 시스템이 아무리 훌륭해도, 작업요청자와 승인자가 “추가 업무”로만 인식하면 사용률이 떨어진다. 기존 불편을 실제로 줄여 주는 기능이 눈에 보이도록 설계해야 한다.
FAQ
Q1. 소규모 사업장도 작업허가 전산화가 필요한가?
작업허가 건수가 많지 않은 소규모 사업장이라도, 화기 작업, 한계공간 작업, 고소 작업 등 고위험 작업이 존재한다면 전산화를 검토하는 것이 좋다. 최소한의 클라우드 기반 솔루션을 활용하면 초기 투자비를 줄이면서도 승인 이력, 위험성 평가, 사진 증빙 등을 체계적으로 관리할 수 있다.
Q2. 기존 그룹웨어 전자결재 시스템을 그대로 써도 되는가?
일반 전자결재 시스템은 결재선 관리에는 적합하지만, 작업유형별 체크리스트, 위험성 평가, 현장 점검, 사진 첨부, 통계 분석 등 작업허가 특화 기능은 부족한 경우가 많다. 그룹웨어 전자결재에 작업허가 서식을 단순 붙여넣기 하는 방식보다는, 작업허가 전용 모듈을 구축하거나 안전관리 솔루션과 연계하는 방안을 검토하는 것이 바람직하다.
Q3. 모바일 기기를 반드시 도입해야 하는가?
작업허가 전산화의 핵심 가치 중 하나가 현장에서의 실시간 점검 기록과 증빙 확보이다. 이를 위해서는 최소한 안전관리자와 주요 승인자가 모바일로 허가 확인 및 점검 결과 입력을 할 수 있는 환경을 제공하는 것이 좋다. 다만, 예산과 보안정책을 고려하여 단계적으로 확대하는 전략도 가능하다.
Q4. 전산화 이후에도 종이 출력이 필요한가?
일부 사업장은 현장 게시 목적, 규정 요구 또는 작업자의 익숙함 때문에 일정 기간 종이 허가서를 병행하는 경우가 있다. 다만 장기적으로는 전자문서를 공식 문서로 인정하고, QR 코드나 태블릿 뷰어 등을 활용해 현장에서 전자허가서를 확인하는 방향으로 전환하는 것이 효율적이다.
Q5. 작업허가 전산화 프로젝트 기간은 어느 정도로 잡아야 하는가?
사업장 규모, 허가 유형 수, 기존 시스템 연계 범위에 따라 차이가 크다. 일반적으로는 요구사항 정의와 설계에 수개월, 개발 및 시범운영에 수개월을 포함해 최소 반년 이상의 계획을 잡는 것이 안정적이다. 단기간에 모든 기능을 완성하기보다 핵심 기능 위주로 단계적 도입을 하는 것이 리스크 관리 측면에서 유리하다.