안전보건교육 실시 기록 보존기간: 법적 근거와 실무 기준 총정리

이 글의 목적은 산업안전보건교육 실시 기록의 보존기간을 법령과 행정절차 관점에서 해석하고, 현장에서 바로 적용할 수 있는 실무 기준과 서류 구성 방법, 점검 체크리스트를 제시하는 것이다.

핵심 요약

• 산업안전보건법과 하위 법령은 안전보건교육 실시 기록의 보존기간을 명시적으로 정하지 않고 있다.
• 교육 미실시 등에 대한 과태료 부과 제척기간이 5년인 점을 고려하여 교육 실시 증빙은 5년 보존하는 것을 표준으로 운영하는 것이 합리적이다.
• 건설업, 도급·하도급, 고위험 작업, 중대재해 발생 이력 사업장은 분쟁 대응을 위해 5년 이상 보존을 검토한다.
• 서면 원본 또는 전자문서 모두 보존 수단이 될 수 있으며, 출석 서명 또는 본인인증 데이터가 있어야 증빙력이 확보된다.
• 보존기간의 기산점은 통상 교육 종료일이며, 반복 교육은 회차별로 각각 기산하는 것이 명확하다.

법적 근거와 해석

사업주는 산업안전보건법에 따라 근로자에 대한 정기·수시·특별 안전보건교육을 실시해야 한다. 다만 교육 실시 기록의 보존기간은 개별 조문에 명시되어 있지 않다. 반면 작업환경측정, 건강진단 등 일부 기록은 별도로 5년 또는 30년 보존을 규정하고 있으나 이는 교육 기록에 직접 적용되는 규정은 아니다. 따라서 교육 기록의 보존기간은 과태료 제척기간, 민·형사상 분쟁 가능성, 감사·점검 관행을 종합하여 내부 규정으로 정하는 것이 타당하다.

보존기간 설정 원칙

1. 표준 보존기간 5년을 적용한다. 과태료 부과 제척기간이 5년이므로 교육 실시 사실을 소명하기 위해 최소 5년간 자료를 보관하는 것이 안전하다.
2. 다음의 경우 5년 초과 보존을 검토한다.
   • 중대산업재해 발생 또는 수사·분쟁이 진행 중인 경우
   • 대형 공사, 장주기 프로젝트로 준공 후 사후 점검 리스크가 남아 있는 경우
   • 원청-하청 다단계 도급 구조로 책임 경계가 쟁점화될 수 있는 경우
3. 법정 5년·30년 보존이 따로 정해진 항목(예: 작업환경측정, 특정 유해물질 관련 건강자료 등)과 교육 기록은 분리 관리한다.

무엇을 ‘교육 실시 기록’으로 볼 것인가

교육 실시 기록은 단순 출석부에 그치지 않고 다음 항목을 포함할 때 증빙력이 높아진다.

• 교육 기본정보: 과정명, 교육구분(정기·수시·특별·관리감독자), 교육일시, 장소, 총 교육시간
• 대상 및 명단: 부서, 직무, 개인 식별정보 최소화, 출석 확인 수단(서명·전자서명·OTP·사내 SSO 접속기록 등)
• 강사·운영정보: 강사 성명 및 자격, 주관부서, 위탁기관 정보, 실습·평가 실시 여부
• 콘텐츠·자료: 교육계획서, 교안·교재, 영상 링크 또는 파일 식별자, 위험성평가 연계 자료
• 결과 및 확인: 평가 성적 또는 이해도 확인 기록, 미이수자 보완계획, 관리감독자 확인 서명
• 증빙 부속: 사진, 입실·퇴실 로그, 온라인 수강 이력, 화상교육 접속 로그

보존기간·기산점·책임주체 요약표

서류/증빙	권장 보존기간	기산점	주요 책임주체	비고
정기 안전보건교육 출석부·일지	5년	교육 종료일	사업주(안전보건관리책임자)	전자기록 가능
채용·작업변경 시 교육 기록	5년	교육 종료일	인사·현장관리자	입·퇴사 기록과 연계
특별교육(유해·위험 작업) 기록	5년	교육 종료일	현장소장·관리감독자	사진·실습기록 첨부
관리감독자 교육 수료증	5년	교육 종료일	사업주·교육기관	위탁 시 원본 사본 확보
도급·합동교육(원·하청)	5년	교육 종료일	원청 주관부서	참석자 소속 명확화
온라인 수강 이력·로그	5년	교육 종료일	시스템 관리자	접속기록·평가이력 포함

전자문서 보존 요건

• 출석 확인: 전자서명, 계정 로그인 기록, 이중인증 등으로 본인성을 확보한다.
• 무결성·추적성: 수정 이력, 감사로그를 활성화한다.
• 식별·검색성: 과정ID, 회차, 부서 코드, 교육분류 코드를 메타데이터로 부여한다.
• 백업·가용성: 최소 1차 현장 보관과 1차 오프사이트 또는 클라우드 이중화로 유지한다.
• 개인정보 최소수집: 주민등록번호 등 민감정보는 수집하지 않고 사번 등 내부 식별자로 대체한다.

원·하청 및 위탁 교육 시 보관 포인트

• 원청 합동교육: 원청이 주관하면 명단의 소속과 고용형태를 구분하고, 하청 별 집계표를 첨부한다.
• 위탁기관 교육: 기관의 수료증·이수내역을 수령하여 내부 시스템에 스캔 또는 전자자료로 편철한다.
• 반환·폐업 리스크: 위탁기관 변경·폐업에 대비해 수료 데이터의 정기 이관을 계약조건으로 명시한다.

점검 대비 최소 서류 세트

1. 연간 교육계획서 및 분기 실행계획
2. 회차별 교육일지·출석부·강사정보
3. 교안·교재 목록, 실습·평가 결과
4. 미이수자 보완교육 실시 기록
5. 온라인 교육의 접속·학습 로그
6. 원·하청 합동교육 집계표

파일명 규칙 예시

YYYY-분기-교육구분-부서-회차_과정명_담당자.pdf
예) 2025-Q1-정기-제조1-01_끼임재해예방_홍길동.pdf

자주 발생하는 오류와 예방

• 출석 서명 누락: 전자서명 또는 사전 명단 QR체크인을 병행한다.
• 교육시간 산정 오류: 입·퇴실 로그로 순수 학습시간을 계산한다.
• 위탁기관 의존: 내부 원본 사본을 반드시 보관한다.
• 명단 개인정보 과다: 역할, 사번, 부서만 기재하고 주민등록번호는 배제한다.
• 보존 만료 전 삭제: 보존 스케줄러와 폐기 승인 절차를 운영한다.

보존기간 연장 판단 체크리스트

판단 항목	질문	조치
분쟁 리스크	최근 재해·분쟁이 있었는가	사건 종결 후 최소 1~2년 추가 보존
대형 프로젝트	준공 후 사후점검 가능성이 높은가	준공일 기준 5년 유지 검토
도급 구조	원·하청 간 책임 경계가 쟁점인가	합동집계·개별명단 이중 보관

교육일지 서식 구성 예시

다음 항목을 포함하면 점검 대응력이 높아진다.

• 과정명, 교육구분, 일시·장소, 총시간, 강사
• 학습목표, 커리큘럼, 실습·평가 실시 여부
• 대상자 명단 및 서명 또는 전자출석 기록
• 미이수자 보완계획 및 기한
• 관리감독자 확인 서명

부서별 역할 정리

• 안전보건부서: 연간계획 수립, 표준서식 관리, 점검 대응 총괄
• 현장부서: 대상자 선발, 교육 실행, 출석·평가 관리
• 인사부서: 입·퇴사, 직무변경 정보 연계
• 전산부서: 전자서명, 로그, 백업·권한관리
• 구매·계약: 위탁기관 계약 시 데이터 이관 조항 반영

폐기·파기 절차

1. 보존기간 도래 목록 자동 산출
2. 사내 승인 후 물리적 파쇄 또는 보안 삭제
3. 파기대장 기록 및 책임자 서명

FAQ

정확히 몇 년 보관해야 하는지 법에 쓰여 있나

교육 기록의 보존기간은 법에 명시되어 있지 않다. 다만 과태료 제척기간이 5년이므로 5년 보존을 표준으로 삼는 것이 합리적이다.

전자문서만 보관해도 문제가 없나

가능하다. 본인확인과 수정이력 등 무결성과 추적성이 확보되어야 하며, 백업과 접근권한 통제가 병행되어야 한다.

원·하청 합동교육은 누가 보관하나

주관한 원청이 통합명단과 집계표를 보관하고, 하청은 소속 근로자 이수증빙을 자체적으로 보관하는 이중 보관이 안전하다.

분실했다면 어떻게 하나

위탁기관 재발급, 시스템 로그 복구, 사진·영상 등 간접증빙 수집, 보완교육 실시로 리스크를 완화한다.

3년만 보관해도 되나

일부 과거 안내 사례에서 3년 이상 보관을 권고한 바 있으나, 현재 점검·분쟁 환경에서는 5년을 표준으로 운영하는 편이 합리적이다.