이 글의 목적은 인력과 예산이 제한된 중소 규모 실험실에서 화학물질 재고를 정확하고 안전하게 관리하기 위한 5단계 실무 방법을 제시하는 것이다.
1단계: 기준 수립과 체계 설계
재고관리의 80%는 시작 전에 결정하는 규칙의 품질로 좌우되므로 용어, 코드, 위치, 분리, 유효기간, 최소·최대 재고 기준을 먼저 정의해야 한다.
- 품목정의 원칙: 같은 CAS 번호와 같은 농도·형태를 한 품목으로 정의한다.
- 명명규칙: 국문명/영문명, CAS, 농도를 모두 포함한 표준명으로 통일한다.
- 코드체계: 품목코드와 용기코드를 분리하여 설계한다.
- 보관위치 체계: 건물-실-존-선반-BIN 순의 계층 구조를 부여한다.
- 분리보관 기준: 산/염기, 산화제/환원제, 가연성/산화제, 물반응성/수분, 독성/일반 시약을 분리한다.
- 선입선출 원칙: 유통기한이 있는 경우 FEFO(First-Expire-First-Out)를 적용하고 그 외는 FIFO를 적용한다.
- 재고 한계: 최소재고(MIN), 최대재고(MAX), 재주문점(ROP)을 계산한다.
| 구성 | 예시 | 설명 |
|---|---|---|
| 품목코드 | ACET-067-099 | 품명약어(ACET)–CAS 끝 3자리(067)–농도 99%(099)이다. |
| 용기코드 | ACET-067-099-24-0003 | 품목코드–배치번호(24)–일련번호(0003)이다. |
| 위치코드 | B1-LAB2-A3-S2-B05 | 지하1층(B1)–LAB2–존 A3–선반 S2–BIN B05이다. |
| 필수 필드 | 설명 | 형식 |
|---|---|---|
| 품명(국문/영문) | 표준명 규칙 적용 | 문자 |
| CAS | 단일물질 기준 | 숫자-숫자-숫자 |
| 농도/형태 | %, M, w/w, 용액/고체/가스 | 문자 |
| 용기용량 | mL, g, kg, L | 수치 |
| 수량 | 용기 개수 | 정수 |
| 제조사/배치 | Lot/Batch | 문자 |
| 입고일/개봉일/만료일 | FEFO 계산 | YYYY-MM-DD |
| 보관등급 | 가연성, 산, 염기, 산화제, 독성, 수반응성 등 | 코드 |
| 위치코드 | 실제 보관 위치 | 코드 |
| 담당자 | 소유/관리 책임자 | 이름 |
| MSDS 확보여부 | 예/아니오 | 체크 |
| 위험문구 요약 | 핵심 위험 2~3개 | 문자 |
| 폐기구분 | 유기용제/무기산/중금속 등 | 코드 |
| 지표 | 계산식 | 비고 |
|---|---|---|
| 평균일사용량 | 최근 3~6개월 사용량 ÷ 일수 | 특이치 제외한다. |
| 리드타임 | 발주부터 입고까지 평균일수 | 휴무 포함한다. |
| 안전재고 | 평균일사용량 × 리드타임 변동계수 | 보수적이면 1.5~2 적용한다. |
| 재주문점(ROP) | 평균일사용량 × 평균리드타임 + 안전재고 | 주요 품목에 설정한다. |
2단계: 입고·검수·라벨링 표준화
입고 순간에 품질과 안전이 결정되므로 검수와 등록을 동일 절차로 묶어 처리해야 한다.
- 검수: 파손, 누액, 라벨 훼손, 배치/농도 불일치 여부를 확인한다.
- 문서: 최신 MSDS를 확보하여 공용 폴더와 현장 바인더에 동시 저장한다.
- 등록: 품목/용기코드, 위치코드, 만료일을 생성하여 시스템에 즉시 입력한다.
- 라벨: 내화학 라벨지로 용기마다 개별 라벨을 부착한다.
- 배치: 위험등급에 따라 지정 보관존으로 이동한다.
| 항목 | 예시 | 비고 |
|---|---|---|
| 표준명 | Acetone 99.5% | 국문/영문 병기한다. |
| CAS | 67-64-1 | 혼합물은 주요 성분 병기한다. |
| 용기코드 | ACET-067-099-24-0003 | 바코드/QR 포함한다. |
| 개봉일·만료일 | 2025-09-20 / 2027-09-20 | FEFO 적용 기준이다. |
| 핵심위험 | 고인화성, 자극성 | 2~3개 키워드로 요약한다. |
| 보관조건 | 서늘, 통풍, 점화원 금지 | 간결 문구 사용한다. |
| 담당자 | 홍길동 | 책임추적성 확보한다. |
유통기한이 명시된 시약은 FEFO를 적용하고, 명시가 없는 경우 제조사 권장 보관기간 또는 내부 기준표에 따라 기한을 부여한다.
- 과산화물 생성 가능 물질(에테르, THF 등)은 개봉일을 반드시 기록하고 개봉 후 점검주기를 설정한다.
- 수분 민감 물질은 건조제 동봉 보관과 재밀봉 절차를 포함한다.
- 저온 보관품은 냉장/냉동/초저온 구획 라벨을 색상으로 구분한다.
- 가스 실린더는 내용물 구분 캡, 체인 고정, 밸브 보호캡 장착을 기본으로 한다.
3단계: 보관·분리·배치 최적화
보관은 안전과 검색속도를 동시에 만족하도록 설계해야 한다.
| 구분 | 산 | 염기 | 산화제 | 가연성 | 환원제 | 물반응성 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 산 | 같은 존 가능 | 분리 | 분리 | 분리 권장 | 분리 권장 | 분리 |
| 염기 | 분리 | 같은 존 가능 | 분리 권장 | 분리 권장 | 같은 존 가능 | 분리 |
| 산화제 | 분리 | 분리 권장 | 같은 존 가능 | 분리 | 분리 권장 | 분리 권장 |
| 가연성 | 분리 권장 | 분리 권장 | 분리 | 같은 존 가능 | 같은 존 가능 | 분리 권장 |
| 환원제 | 분리 권장 | 같은 존 가능 | 분리 권장 | 같은 존 가능 | 같은 존 가능 | 분리 권장 |
| 물반응성 | 분리 | 분리 | 분리 권장 | 분리 권장 | 분리 권장 | 같은 존 가능 |
- 캐비닛 규칙: 가연성 용매는 인화성 캐비닛, 산은 산 캐비닛, 염기는 염기 전용 캐비닛에 보관한다.
- 선반 규칙: 가장 무거운 용기는 하단, 반응성 강한 물질은 눈높이 이하에 배치한다.
- 격자·받침대: 누출시 하부 유출을 지연시키는 트레이를 사용한다.
- 표식: 존별 색띠와 피ictogram 스티커로 혼동을 줄인다.
| 범주 | 온도 | 습도/광 | 기타 |
|---|---|---|---|
| 가연성 용매 | 실온 | 저습, 차광 | 점화원 차단, 접지 유지 |
| 강산/강염기 | 실온 | 차광 | 산·염기 분리, 통풍 확보 |
| 산화제 | 실온 | 건조 | 가연성과 분리 |
| 냉장 품목 | 2~8℃ | 건조 | 전용 냉장고 사용 |
| 냉동 품목 | -20℃ 이하 | 건조 | 해동/재동 결빙 관리 |
4단계: 사용·불출·반납 운영 규율
사용 단계에서 데이터가 사라지면 장부와 실재고가 즉시 벌어지므로 불출과 반납 흐름을 단순화해야 한다.
- 불출 방식: 용기 단위 대여를 기본으로 하고 불가피한 경우에만 벌크에서 소분한다.
- 기록 방식: 바코드/QR 스캔 후 불출자, 용기코드, 시작량을 기록한다.
- 반납 방식: 잔량 측정값을 기록하고 용기 상태를 점검한다.
- 자동 차감: 질량계 또는 표준 피펫·실린더 사용량을 환산표로 일괄 반영한다.
- 공유 품목: 사용대장에 날짜·사용부서·대략 사용량을 필수로 입력한다.
| 측정방식 | 입력값 | 재고 차감방법 |
|---|---|---|
| 질량계 | 전/후 무게(g) | Δg × 밀도 보정으로 mL 환산한다. |
| 부피계 | 사용 부피(mL) | 그대로 차감한다. |
| 개수 | 앰풀/카트리지 개수 | 개수 × 1회 용량으로 차감한다. |
| 지표 | 정의 | 권장 목표 |
|---|---|---|
| 재고회전율 | 연간 사용량 ÷ 평균재고량 | 핵심 용매 6~12회/년 |
| 만료폐기율 | 만료 폐기량 ÷ 평균재고량 | 2% 이하 |
| 장부정합률 | 1 − |장부−실재| ÷ 장부 | 98% 이상 |
| FEFO 준수율 | 먼저 만료되는 용기를 먼저 사용한 비율 | 95% 이상 |
| 불출기록완료율 | 불출 대비 기록 완료 건수 | 99% 이상 |
5단계: 점검·폐기·개선 사이클
정기 점검과 폐기 통제를 통해 안전과 비용을 동시에 관리한다.
- 주간 점검: 누액, 파손, 라벨 훼손, 위치 이탈을 확인한다.
- 월간 사이클카운트: 품목 그룹을 나누어 순환 점검한다.
- 분기 만료정리: 6개월 내 만료 예정 용기의 사용·대체·폐기 계획을 확정한다.
- 폐기 통제: 폐기신청서, 임시보관, 인계기록, 운반·처리 확인서를 하나의 트래킹으로 묶는다.
- 개선 회고: KPI와 점검결과를 분석하여 재고한계와 구매주기를 조정한다.
| 주 | 대상 그룹 | 범위 | 검사 포인트 |
|---|---|---|---|
| 1주 | 가연성 용매 | 인화성 캐비닛 | 수량, 라벨, 누액, 접지 |
| 2주 | 산/염기 | 전용 캐비닛 | 분리, 부식, 흡수제 |
| 3주 | 산화제/환원제 | 지정 존 | 혼재 여부, 밀봉 |
| 4주 | 독성/특수시약 | 락커/잠금장치 | 접근통제, 유효기간 |
저예산 실험실을 위한 구현 아이디어
- 스프레드시트 기반 IMS: 데이터 검증과 드롭다운으로 품목·위치·등급을 표준화한다.
- 바코드/QR 최소구성: 저가 라벨프린터와 모바일 스캔 앱으로 불출·반납 기록을 즉시화한다.
- 공유 바인더: MSDS, 호환성 표, 응급조치 카드, 비상연락망을 한 권으로 정리한다.
- 시각 통제: 선반 앞면에 BIN 코드, 존 색띠, 위험 픽토그램을 부착한다.
- 분리 장비: 작은 트레이, 흡수제, 중화제, 스필키트를 각 존에 비치한다.
스프레드시트 템플릿 필드 권장
다음 열 구성을 기본으로 하면 초기에 대부분의 관리요건을 충족한다.
| 열 이름 | 검증 규칙 | 예시 값 |
|---|---|---|
| 품목코드 | 중복 금지 | ACET-067-099 |
| 용기코드 | 중복 금지 | ACET-067-099-24-0003 |
| 표준명 | 필수 | Acetone 99.5% |
| CAS | 패턴 검사 | 67-64-1 |
| 농도/형태 | 목록 | 99.5%/액체 |
| 용량 | 양수 | 250 mL |
| 수량 | 정수 | 4 |
| 보관등급 | 목록 | 가연성 |
| 위치코드 | 목록 | B1-LAB2-A3-S2-B05 |
| 입고일/개봉일/만료일 | 날짜 | 2025-09-20 |
| MSDS | 체크박스 | Y |
| 폐기구분 | 목록 | 유기용제 |
| 담당자 | 목록 | 홍길동 |
| 비고 | 자유 | 개봉 후 12개월 |
유효기간·개봉 후 관리 기준 예시
제조사 지침이 우선이나 내부 기준표를 두면 누락을 줄일 수 있다.
| 분류 | 기본 유효기간 | 개봉 후 권장 사용기한 | 특이사항 |
|---|---|---|---|
| 가연성 용매 | 제조사 표기 | 24개월 | 마개·패킹 상태 점검 |
| 산/염기 | 제조사 표기 | 24개월 | 부식·증기 누출 확인 |
| 과산화물 생성 가능 | 제조사 표기 | 6~12개월 | 정기 테스트 필요 |
| 수분 민감 | 제조사 표기 | 6~12개월 | 건조제 동봉, 질소 퍼지 권장 |
| 저온 보관 | 제조사 표기 | 제조사 권장 | 해동 횟수 최소화 |
임계량·합계 관리의 기본 개념
취급량 규정이 적용되는 물질군은 동일 구역 내 총량을 상시 파악해야 한다.
- 합산 원칙: 동일 구역, 동일 분류의 용량을 전부 합산한다.
- 혼합물 처리: 유효성분 농도(%) × 총량으로 환산하여 합산한다.
- 경보 설정: 70%·90%·100% 3단계 경보를 설정한다.
| 품명 | 분류 | 농도 | 용량 | 환산량 |
|---|---|---|---|---|
| 아세트산용액 | 산 | 30% | 20 L | 6 L(산 기준) |
| 과산화수소 | 산화제 | 35% | 10 L | 3.5 L(유효성분) |
| 메탄올 | 가연성 | 99% | 5 L × 4 | 19.8 L |
시나리오별 빠른 운용 팁
- 신규 프로젝트 대량 입고: 임시 버퍼존을 만들고 라벨링이 끝난 용기만 본존으로 이동한다.
- 연구원 이동·퇴사: 개인 보유 시약은 목록을 인수인계하고 공용 전환 여부를 결정한다.
- 장기간 미사용 품목: 대체 가능 여부를 검토하고 외부 공동활용 또는 주문단위 축소를 추진한다.
- 파손·누출: 스필키트 사용, 격리, 흡수·중화, 임시보관, 보고 순으로 처리한다.
5단계 요약 체크리스트
- 기준 수립: 명명, 코드, 위치, 분리, FEFO, MIN/MAX, ROP를 문서화한다.
- 입고·라벨링: 검수·MSDS·등록·라벨·배치를 한 번에 완료한다.
- 보관·분리: 호환성 매트릭스에 따라 존을 구획한다.
- 사용·기록: 불출·반납 기록을 스캔으로 단순화한다.
- 점검·폐기: 사이클카운트와 만료정리를 월 단위로 돌린다.
FAQ
스프레드시트만으로도 충분한가
초기에는 충분하다. 다만 용기 수가 1,000개를 넘거나 위치가 3개 건물 이상이면 전용 시스템으로의 이전을 검토한다.
유통기한이 없는 시약은 어떻게 관리하나
개봉일 기준 내부 사용기한을 부여한다. 분류별 기준표를 적용하고 분기 점검 때 상태를 확인한다.
잔량 기록이 번거롭다
용기 단위 대여를 기본으로 전환하고, 전/후 질량만 기록하도록 단계를 줄인다.
혼합물 라벨 표기는 어떻게 하나
제품명과 주요 유해성분을 병기하고, 위험도는 가장 높은 성분 기준으로 표시한다.
연구원이 개인 구매한 시약은 어떻게 처리하나
입고 시점에 공용 시스템에 등록하고 라벨을 부착한다. 개인 표시는 담당자 필드로만 구분한다.
폐기 비용을 줄이는 방법이 있나
발주단위를 축소하고 공용화 비율을 높이며, 대체물질을 검토한다. 만료 6개월 전부터 사용계획을 확정한다.
가스 실린더 재고는 어떻게 잡나
실린더를 용기 단위 자산으로 등록하고 밸브 개폐 로그와 잔압을 월 1회 기록한다. 보관 케이지 위치코드를 사용한다.
감사 대비 서류는 무엇이 필요한가
재고목록, 입·출고 대장, 사이클카운트 결과, 만료·폐기 기록, MSDS, 보관존 배치도, 교육 이력을 최신본으로 준비한다.