화학물질 확인명세서 제출방법 및 작성방법

이 글의 목적은 사업장에서 화학물질 확인명세서를 스스로 작성하고 전자 제출까지 완료할 수 있도록 절차, 서류, 체크포인트를 단계별로 정리하는 것이다.

1. 확인명세서의 개념과 적용 범위

확인명세서는 수입 또는 국내 유통되는 화학물질·혼합물의 규제 준수 여부를 확인하기 위해 성분, 용도, 연간 취급량, 등록 또는 면제 사유 등을 체계적으로 기재한 문서이다.

주요 적용 상황은 다음과 같다고 볼 수 있다.

수입신고 시 세관 또는 관계기관이 화학안전 관련 확인자료 제출을 요구한 경우이다.
국내 거래처가 화학물질 규제 준수 여부를 확인하기 위해 납품업체에 자료를 요청한 경우이다.
내부 준법감사, 인증 심사, 고객사 실사 등에서 제품 성분과 규제상태를 증빙해야 하는 경우이다.

확인명세서는 법정서식의 이름이 통일되어 있지 않고 기관·목적에 따라 항목 구성이 다를 수 있으나, 핵심 항목과 작성 원칙은 공통적이다.

2. 제출 전 준비 체크리스트

제출은 작성 품질에 의해 좌우되므로, 자료 확보와 내부 검토를 선행해야 한다.

준비 항목	확보 방법	담당	상태
제품 구분(물질/혼합물/제품)	MSDS, 기술자료, 생산·수입 스펙을 검토한다.	품질/기술	□
성분 목록과 함량 범위	공급사 COA, TDS, 성분표를 수령하고 최신화한다.	구매/기술	□
CAS RN 및 식별자	MSDS 섹션과 공급사 확인서를 대조한다.	기술	□
연간 취급량 추정	수입·생산·판매 실적과 계획을 합산한다.	영업/물류	□
용도 및 공정 정보	내부 공정흐름서, 고객사 용도 코드를 정리한다.	생산/영업	□
등록 또는 면제 사유	기존 보유 증빙과 면제 사유 근거를 정리한다.	규제/ESG	□
증빙 첨부물	OR 위임장, 성분비공개 사유서, NDA 등 필요시 준비한다.	법무/구매	□

3. 제출 절차 요약(전자 제출 중심)

대상 확인 단계이다. 제품이 물질인지 혼합물인지 구분하고 연구용, 표본, 재수입 등 면제 가능성을 먼저 검토한다.
성분·함량 수집 단계이다. 공급사 자료를 최신본으로 확보하고 내부 스펙과 상이한 항목을 조정한다.
규제상태 검토 단계이다. 등록 필요성, 제한·금지 여부, 관리물질 해당 여부 등을 사내 기준에 따라 판정한다.
연간 취급량 산정 단계이다. 직수입, 간접수입, 위탁 등 모든 경로를 합산하여 톤수 밴드를 정한다.
서식 작성 단계이다. 필수 항목을 누락 없이 기재하고 근거 문서를 첨부한다.
내부 승인 단계이다. 부서 검토와 책임자 결재를 거쳐 파일(PDF)로 고정한다.
전자 제출 또는 수입신고 첨부 단계이다. 시스템 입력 또는 전자문서 첨부 후 접수번호를 기록한다.
사후관리 단계이다. 성분, 톤수, 용도 변경 시 갱신본을 재제출하고 버전 관리를 유지한다.

4. 서식 필수 항목과 작성 요령

기관별 양식의 표현은 다르지만 아래 항목은 일반적으로 요구된다.

항목	작성 요령	자주 하는 실수
제품명(한·영)	사내 제품명과 공급사 제품명을 병기한다. 라벨 표기와 동일하게 기재한다.	약칭 사용, 공란, 구형 모델명 기재이다.
제품 구분	물질/혼합물/제품 중 선택한다. 혼합물인 경우 성분표를 반드시 첨부한다.	혼합물을 물질로 오기재한다.
성분표	CAS RN, 화학명(한·영), 함량범위를 기재한다. 함량은 범위로 표기하고 총합이 100%가 되도록 한다.	불순물·첨가제 누락, 합계 100% 불일치이다.
용도	제조·수입 목적과 하위 용도를 구체적으로 기재한다. 공정 단계와 최종용도를 구분한다.	“원료” 등 포괄적 단어만 기재한다.
연간 취급량	회계연도 기준으로 톤수 밴드를 정한다. 신규 품목은 계약·계획을 근거로 추정한다.	월간 물량을 연간으로 착각한다.
등록/면제 상태	등록번호 또는 면제 사유를 기재한다. 면제는 근거 문구를 간단 명료하게 적는다.	“면제”만 표기하고 근거 누락이다.
공급사 정보	상호, 국가, 주소, 연락처를 기재한다. 성분비공개 시 비밀유지 근거를 명시한다.	유통상과 제조사를 혼동한다.
담당·승인	작성, 검토, 승인자를 구분하고 날짜를 표기한다.	결재 누락, 서명일자 미기입이다.

5. 혼합물 성분표 작성 사례

혼합물은 구성성분을 기준 함량범위로 표기한다. 사업장은 자체 범위 규칙을 정해 일관되게 적용한다.

No.	성분명(한·영)	CAS RN	함량 범위(%)	비고
1	에탄올 / Ethanol	64-17-5	70–75	주성분이다.
2	물 / Water	7732-18-5	24–29	용매이다.
3	피이지-40 경화 피마자유 / PEG-40 Hydrogenated Castor Oil	61788-85-0	0.5–1.5	가용화제이다.
4	향료 / Fragrance	-	0–0.5	복합 조성, 공급사 비공개이다.

향료, 안료 등 복합 조성 성분은 공급사의 비밀유지 요구가 있을 수 있다. 이 경우 전체 혼합물의 안전·규제 판정에 필요한 최소한의 정보(기능, 최대 함량, 유해성 주요 포인트)를 확보하고 비공개 근거 서류를 보관한다.

6. 등록 또는 면제 사유 기재 예시

등록 또는 면제 사유는 간결하고 검증 가능하게 작성한다. 예시는 다음과 같다.

등록 완료: “기존물질 등록 완료(등록번호: XXXXX-XXXX)”라고 기재한다.
연간 소량: “연간 취급량 0.1톤 미만, 사업장 소량 범주 해당”이라고 기재한다.
시험·연구용: “시험·연구 목적 사용, 판매 목적 아님”이라고 기재한다.
비분리 중간체: “공정 내 소비되는 비분리 중간체, 외부 유출 없음”이라고 기재한다.
재수입: “동일한 수출품 재수입, 성분·용도 동일”이라고 기재한다.
자연물 비화학처리: “기계적 가공만 수행, 화학적 변환 없음”이라고 기재한다.

면제 사유는 실제 취급 실태와 모순되면 위반 소지가 발생한다. 사유 변경 시 지체 없이 갱신본을 작성한다.

7. 성분비공개(CBI)와 OR(대리인) 활용

해외 공급사가 성분을 공개하지 못하는 경우가 있다. 다음과 같이 대응한다.

NDA 체결이다. 정보수령 범위, 보관, 제3자 제공 제한을 명시한 비밀유지계약을 체결한다.
3자 제출 모델이다. 공급사가 규제 확인에 필요한 정보를 관계기관 또는 지정 컨설턴트에 직접 제공하게 한다.
OR 위임이다. 해외 제조사가 국내에 대리인을 지정한 경우, 수입자는 OR 발급 문서를 근거로 등록 또는 면제 상태를 확인한다.
부분 공개이다. 핵심 유해성 유발 성분, 금지·제한 물질 포함 여부, 최대 함량 등 최소정보만 제공받는다.

CBI를 이유로 아무 정보도 확보하지 못하면 확인명세서의 신뢰성이 떨어진다. 최소한의 규제 판정에 필요한 정보는 확보해야 한다.

8. 파일 작성 규격과 보관

파일 형식은 PDF를 권장한다. 서명란은 전자서명 또는 직인 이미지를 사용한다.
파일명은 “회사명_제품명_확인명세서_v1.0_YYYYMMDD” 형식을 권장한다.
버전 관리는 변경 이력표로 관리한다. 성분, 함량, 용도, 톤수 변경 시 버전을 상승시킨다.
보관 기간은 최소 5년을 권장한다. 수입실적, 성분표, 등록증, OR 위임장 등 관련 근거를 함께 보관한다.

9. 제출 화면 입력 팁

한글·특수문자 인코딩 오류를 예방하기 위해 영문 병기를 병행한다.
CAS RN은 하이픈 포함 표기한다. 미부여 성분은 “-”로 처리하고 근거를 비고에 기재한다.
함량은 범위로 입력하되 합계 100%가 되도록 조정한다. 미량 불순물은 관리 기준에 따라 일관되게 처리한다.
용도는 실제 공정 단계와 최종제품 용도를 구분하여 기재한다.
등록번호는 자릿수·형식을 확인한다. 면제 사유 텍스트는 간결하게 작성한다.

10. 내부 승인·증빙 첨부 예시

첨부 종류	필요 상황	관리 부서
등록증 또는 접수 확인	등록 완료 또는 진행 증명 필요 시이다.	규제/ESG
OR 위임장 사본	해외 제조사 대리인 활용 시이다.	법무/구매
성분비공개 사유서	CBI 적용 성분 존재 시이다.	법무/구매
MSDS 최신본	성분·유해성 참고용이다.	품질/기술
COA/TDS	제품 규격 근거이다.	품질
연간 물량 산정표	톤수 밴드 근거이다.	영업/물류

11. 표준 서식 예문

아래는 실무에서 바로 활용 가능한 서식 예문이다. 회사 정보와 제품 정보를 대체하여 사용한다.

문서명

화학물질 확인명세서

회사명

㈜가온케미

주소/연락처

경기 ○○시 ○○로 123 / 031-123-4567

작성/검토/승인

김대리 / 이과장 / 박이사

제품명(한·영)

세정제 A / Cleaner A

구분

혼합물

용도

전자부품 세정 공정용

연간 취급량

10–50톤

등록/면제

주성분 등록 완료, 보조성분 소량 면제

성분표

No.	성분명	CAS RN	함량(%)	비고
1	이소프로판올	67-63-0	60–70	주성분
2	물	7732-18-5	29–39	용매
3	첨가제	-	0–1	CBI 적용

공급사

ABC Chemicals Ltd., Osaka, JP

비고

첨가제는 최대 1% 이하, 유해성 판정상 주요 관리대상 아님

12. 품질을 좌우하는 핵심 포인트 7가지

성분 일치성이다. MSDS, COA, 내부 스펙 간 성분·함량이 일치해야 한다.
합계 100% 원칙이다. 범위 표기라도 합계는 100%로 맞춘다.
톤수 밴드 적정성이다. 과소 추정은 재제출과 제재 위험을 높인다.
면제 사유 명확성이다. 한 문장으로도 근거가 분명해야 한다.
용도 구체성이다. 실제 공정 단계와 최종용도를 구분한다.
버전 관리이다. 변경 시점과 변경 사유를 기록한다.
증빙 결합이다. 텍스트만으로 부족하면 등록증, 위임장, 산정표를 첨부한다.

13. 자주 발생하는 오류와 예방책

HS코드 기반 자동 판정만 신뢰하는 오류이다. 성분·용도 정보가 미흡하면 오판정이 발생한다. 확인명세서로 보완한다.
공급사 문서의 업데이트 누락이다. 매년 또는 성분 변경 시 최신본을 재수령한다.
혼합물의 미량 유해성분 누락이다. 비공개라도 포함 여부와 최대 함량은 확인한다.
연간 취급량 계산 착오이다. 수입경로별 누락을 방지하기 위해 구매·물류 데이터와 대조한다.
면제 사유 오적용이다. 시험·연구용을 판매용과 혼동하지 않는다.
파일 무결성 부족이다. 결재 없는 워드 파일 제출은 지양하고 PDF로 고정한다.

14. 소규모 사업장 맞춤 운영 팁

템플릿 표준화이다. 한 장짜리 표준 서식을 만들면 품목 추가 시 속도가 빨라진다.
성분표 등급화이다. 공개, 제한 공개, 비공개 세 등급으로 분류해 요청 대응 속도를 높인다.
톤수 자동 합산이다. 월별 입출고 데이터를 엑셀 피벗으로 합산하여 연간 밴드를 산출한다.
협력업체 교육이다. 초기 계약 시 확인명세서 제출 의무를 계약서에 반영한다.
정기 갱신 주기이다. 회계연도 시작 전 갱신 점검을 정례화한다.

15. 제출 후 사후관리

접수번호와 제출일을 대장으로 관리한다. 반려 또는 보완요청이 있을 수 있으므로, 담당자 연락망을 문서에 포함하고 질의응답 이력을 남긴다. 연간 물량이 변하면 톤수 밴드를 재산정하고, 용도 전환·성분 변경 시 즉시 갱신본을 작성한다.

16. 내부 점검 체크리스트(자체 감사용)

점검 항목	예	아니오
성분표의 합계가 100%인지 확인했는가	□	□
CAS RN이 최신 MSDS와 일치하는가	□	□
연간 취급량 산정 근거를 파일로 보관했는가	□	□
면제 사유에 대한 근거 문구와 증빙이 있는가	□	□
OR 위임장 또는 성분비공개 사유서가 첨부되었는가	□	□
제출 파일은 PDF이며 결재·서명이 포함되어 있는가	□	□
접수번호 및 제출일을 대장에 기록했는가	□	□

17. 단위, 표기, 번역 규칙

숫자 표기는 소수점 둘째 자리 이내로 제한한다.
함량 범위는 닫힌 구간으로 표기한다. 예: 10–15이다.
화학명은 한글·영문 병기한다. 최초 등장 시 모두 표기하고 이후에는 간략 표기를 허용한다.
약어는 최초 등장 시 풀네임을 병기한다.
주소·회사명은 원문을 우선하되 한글 병음을 괄호 없이 병기한다.

18. Q&A로 보는 실무 쟁점

실무에서 반복되는 질문을 정리한다.

Q1. 혼합물에서 미량 불순물의 CAS 번호를 모르는 경우 어떻게 하나
가능 최대 함량과 유해성 영향 여부를 공급사로부터 확인하고 비고란에 근거를 기재한다. 불확실한 상태로는 면제 사유 판단이 불가능하므로 최소정보를 확보한다.
Q2. 등록번호가 발급되기 전인데 제출이 필요한가
진행 상황을 명시하고 접수 확인 등 절차 증빙을 첨부한다. 미기재보다는 진행 상태의 투명한 기재가 바람직하다.
Q3. 수입량이 연중 크게 변동하는 경우는 어떻게 표기하나
연간 합산 기준으로 톤수 밴드를 정하고, 중간에 밴드가 상승하면 갱신본을 작성한다.
Q4. 연구·시험용은 모두 면제인가
목적, 양, 유통 범위에 따라 다르다. 판매 또는 상업적 사용이 포함되면 면제에 해당하지 않을 수 있다.
Q5. 해외 제조사가 OR을 보유하면 수입자는 아무것도 안 해도 되나
OR 위임 범위와 대상 물질, 톤수 적용 범위를 확인해야 한다. 수입자 책임이 면책되는 것은 아니다.
Q6. 성분비공개 항목을 “향료”로만 쓰면 충분한가
기능과 최대 함량, 유해성 주요 포인트 등 최소정보를 병기해야 한다. 단순 표기는 보완요청의 원인이 된다.
Q7. 세관 반려 시 어떻게 대응하나
반려 사유를 항목별로 분석하고 보완본을 재제출한다. 성분표 합계, 면제 근거 누락, 용도 불명확이 대표 사유이다.

19. 한눈에 보는 제출 타임라인

주간 1: 공급사 자료 수령 및 간극 분석을 완료한다.
주간 2: 내부 판정 회의로 등록·면제 결론을 확정한다.
주간 3: 서식 작성·첨부파일 준비·내부 결재를 마친다.
주간 4: 전자 제출 및 접수번호 기록을 완료한다.

수입 일정이 촉박하면 문서 작성과 결재를 병행한다. 단, 성분 확인 없는 제출은 지양한다.

20. 실무용 문구 샘플

“본 제품은 혼합물로서 주성분 A는 등록 완료, 보조성분 B는 연간 0.1톤 미만 소량에 해당한다.”라고 기재한다.
“향료 성분은 공급사 CBI 적용으로 성분명 비공개이나 최대 0.5% 이하이며 주요 제한물질은 포함되지 않는다.”라고 기재한다.
“연간 취급량은 2024년 실적 및 2025년 수주계약을 기준으로 톤수 밴드 10–50톤으로 추정한다.”라고 기재한다.

21. 최종 점검 요약

제출 직전에는 성분 합계, 면제 근거, 톤수 밴드, 서명·날짜, 파일형식, 접수정보 여섯 가지를 재확인한다. 사소한 누락이 보완 요청과 통관 지연으로 이어진다. 확인명세서는 일회성 문서가 아니라 제품의 규제 상태를 지속 관리하는 기준 문서이다. 사업장은 변경관리 체계를 통해 최신성을 유지해야 한다.

FAQ

혼합물 성분이 분기마다 약간 변동된다. 매번 갱신해야 하나

사전에 정의한 함량 범위 내 변동이면 기존 문서로 갈음할 수 있다. 범위를 벗어나면 즉시 갱신한다.

해외 공급사가 성분을 전혀 제공하지 않는다. 제출이 불가능한가

불가능하지 않다. NDA, 3자 제출, OR 위임 등 대안을 활용하여 규제 판정에 필요한 최소정보를 확보한다.

국내 가공 후 재수출한다. 확인명세서가 필요한가

가공 내용과 유통 범위에 따라 제출 필요성은 달라질 수 있다. 재수출임을 입증할 수 있는 근거를 함께 준비한다.

파일에 전자서명을 사용해도 되는가

가능하다. 다만 결재권자 식별과 변경 이력이 추적 가능해야 한다.

CAS가 없는 천연물은 어떻게 표기하나

일반명과 취득 방식, 가공 방법을 기재하고 화학적 변환 여부를 명확히 한다.

용도 표기는 얼마나 자세해야 하나

공정 단계와 최종용도를 구분하여 판정에 필요한 수준까지 구체화한다. 예: “PCB 플럭스 제거 세정 공정용”이라고 기재한다.