이 글의 목적은 사업장에서 교육대장과 점검표 파일명을 표준화하여 검색성과 추적성을 높이고, 부서 간 협업과 감사 대응을 간소화하는 실무 규칙을 제시하는 것이다.
표준화가 필요한 이유
파일명은 문서의 1차 메타데이터이다.
표준이 없으면 같은 문서가 여러 이름으로 중복 저장되어 누락과 혼동이 발생한다.
표준이 있으면 분류·검색·버전관리·감사증빙 속도가 빨라진다.
교육대장과 점검표는 빈도와 개정이 많아 더 강한 규칙이 필요하다.
권장 파일명 구조
다음 구조를 기본 규칙으로 권장한다.
[회사코드]-[사업장코드]-[부서코드]_[문서유형]-[주제/대상]_[날짜/주기]_[버전]_[공개등급].[확장자] 형태를 사용한다.
예시는 다음과 같다.
SCM-BUSAN-PRD_EDU-화학물질취급기초_20250312_v02_INT.xlsx 형태가 적합하다.
SCM-SIHEUNG-EHS_CHK-지게차일상점검_2025W12_v01_INT.xlsx 형태가 적합하다.
| 구성요소 | 설명 | 형식 규칙 | 필수 |
|---|
| 회사코드 | 법인 식별 코드이다. | 대문자 2~5자 | 예 |
| 사업장코드 | 공장·지사 코드이다. | 대문자 2~10자 | 예 |
| 부서코드 | 작성·관리 부서이다. | 대문자 2~10자 | 예 |
| 문서유형 | EDU, CHK 등 코드이다. | 대문자 3자 | 예 |
| 주제/대상 | 핵심 키워드이다. | 한글 허용, 공백 대신 밑줄 | 예 |
| 날짜/주기 | 교육일 또는 점검 주기이다. | YYYYMMDD, YYYYQn, YYYYWww, YYYYMM 등 | 예 |
| 버전 | 개정 회차이다. | v01, v02 등 2자리 | 예 |
| 공개등급 | 배포 범위이다. | PUB, INT, CONF | 권장 |
| 확장자 | 원본 형식이다. | xlsx, pdf 등 | 예 |
문서유형 코드표
유형 코드는 상위 1차 분류로 쓰고, 주제는 자유 키워드로 보완한다.
| 코드 | 적용 문서 | 예시 |
|---|
| EDU | 교육대장·참석부·평가 | EDU-유기용제안전기초 |
| CHK | 점검표·체크리스트 | CHK-크레인월점검 |
| SOP | 표준작업절차 | SOP-화학약품수령 |
| LOG | 일지·운영기록 | LOG-세척제입출고 |
| FRM | 양식 템플릿 | FRM-점검표빈양식 |
| RPT | 보고서·분석 | RPT-교육실적월보고 |
| MOC | 공정변경 관련 | MOC-교육완료증빙 |
날짜와 주기 표기 규칙
단일 일자는 YYYYMMDD로 표기한다.
주간 점검은 YYYYWww로 표기한다.
월간 점검은 YYYYMM으로 표기한다.
분기 문서는 YYYYQn으로 표기한다.
기간형 교육은 시작일_종료일로 표기한다.
예시는 다음과 같다.
20250312, 2025W12, 202503, 2025Q1, 20250312-20250314가 적합하다.
버전 관리 규칙
버전은 v01부터 시작한다.
내용이 바뀌면 v+1을 올린다.
서식만 바뀌면 v 유지하고 날짜만 변경한다.
검토 중은 v01D 같은 드래프트 표기를 허용한다.
최종본은 F 태그를 부여할 수 있다.
예시는 다음과 같다.
v01D는 초안이다.
v02는 두 번째 정식본이다.
v03F는 승인 완료본이다.
대소문자·구분자·언어 규칙
코드는 대문자를 사용한다.
키워드는 가독성을 위해 한글을 허용한다.
공백은 밑줄로 통일한다.
하이픈은 블록 구분에만 사용한다.
연속 밑줄과 연속 하이픈은 금지한다.
금지 문자와 길이 제한
다음 문자는 금지한다.
\ / : * ? " < > | 와 앞뒤 공백, 파일명 끝의 점은 금지한다.
경로 길이 제한을 고려해 파일명은 80자 이내를 권장한다.
이모지와 특수기호는 금지한다.
| 항목 | 허용 | 금지 |
|---|
| 문자 | 한글, 영문, 숫자, 밑줄, 하이픈 | \ / : * ? " < > | % |
| 공백 | 밑줄로 대체 | 선행·후행 공백 |
| 길이 | 파일명 80자 이내 | 매우 긴 문장형 |
예시 파일명 20선
SCM-BUSAN-EHS_EDU-화학물질취급기초_20250312_v02_INT.xlsx
SCM-BUSAN-EHS_EDU-락아웃태그아웃_20250115_v01_PUB.pdf
SCM-SIHEUNG-PRD_CHK-지게차일상점검_2025W12_v03_INT.xlsx
SCM-SIHEUNG-MNT_CHK-압축기월점검_202503_v04_INT.xlsx
SCM-UJEON-EHS_CHK-방폭지역순회점검_2025Q1_v01_INT.xlsx
SCM-UJEON-PRD_EDU-신규근로자안전오리엔테이션_20250201_v01_PUB.pdf
SCM-SIHEUNG-PRD_EDU-유해위험방지계획_20250305_v02_CONF.pptx
SCM-BUSAN-QA_CHK-시약라벨점검_202502_v01_INT.xlsx
SCM-BUSAN-PRD_LOG-용접흄집진기운전일지_20250312_v05_INT.xlsx
SCM-HQ-HR_EDU-협력업체안전교육_202501_v03_PUB.xlsx
SCM-SIHEUNG-EHS_CHK-화학물질보관창고주간점검_2025W05_v02_INT.xlsx
SCM-SIHEUNG-PRD_CHK-페인트창고방화거리점검_202503_v01_INT.xlsx
SCM-BUSAN-EHS_EDU-호흡보호구착용교육_20250314_v01_PUB.pdf
SCM-BUSAN-PRD_CHK-도장부스국소배기일상점검_20250312_v02_INT.xlsx
SCM-SIHEUNG-MOC_RPT-공정변경교육이수현황_202503_v01_CONF.xlsx
SCM-HQ-EHS_FRM-점검표빈양식_YYYYMM_v00_PUB.xlsx
SCM-HQ-EHS_EDU-화관법정기교육수료대장_2024_v04_INT.xlsx
SCM-UJEON-PRD_CHK-혼합금지표지점검_202502_v01_INT.xlsx
SCM-BUSAN-LOGI_CHK-위험물운반차량작업전점검_20250312_v01_INT.xlsx
SCM-SIHEUNG-EHS_RPT-교육실적월보고_202503_v02_INT.xlsx
교육대장 전용 추가 규칙
과정명, 차수, 대상, 강사 등 주요 구분을 반영한다.
여러 차수 운영 시 차수 코드를 추가한다.
교육 기간형일 때는 시작일과 종료일을 모두 쓴다.
교육대장과 참석부가 분리되면 서브코드를 사용한다.
| 항목 | 표기 | 예시 |
|---|
| 차수 | R01, R02 | EDU-화학물질기초_R01 |
| 대상 | ALL, OP, ENG 등 | EDU-지게차안전_OP |
| 부속 | ATT, EVA, CER | EDU-락아웃_ATT |
| 기간 | YYYYMMDD-YYYYMMDD | EDU-특별안전_20250312-20250314 |
예시는 다음과 같다.
SCM-BUSAN-EHS_EDU-락아웃_R02_OP_ATT_20250312_v01_INT.xlsx 형태가 적합하다.
점검표 전용 추가 규칙
설비·라인·구역 식별을 반영한다.
주기 코드를 표준화한다.
점검대상 식별번호가 있으면 포함한다.
| 항목 | 표기 | 설명 |
|---|
| 주기 | D, W, M, Q, A | 일간, 주간, 월간, 분기, 연간 |
| 라인 | L01, L02 | 생산 라인 번호이다. |
| 설비 | EQ123 | 설비 자산번호이다. |
| 구역 | Z-A1 | 구역 코드이다. |
예시는 다음과 같다.
SCM-SIHEUNG-PRD_CHK-크레인일상_Z-B2_EQ045_D_20250312_v02_INT.xlsx 형태가 적합하다.
템플릿과 운영본 구분
빈 양식은 FRM 유형과 v00을 사용한다.
운영본은 CHK 또는 EDU 유형과 실제 날짜를 사용한다.
템플릿은 년월 자리 표시를 포함할 수 있다.
예시는 다음과 같다.
SCM-HQ-EHS_FRM-점검표빈양식_YYYYMM_v00_PUB.xlsx 형태가 적합하다.
폴더 구조와 연계
폴더 구조는 연도와 유형 중심으로 단순화한다.
예시는 다음과 같다.
/EHS/EDU/2025/현장직무
/EHS/CHK/2025/월간점검
폴더는 검색 보조 수단일 뿐이며 최종 식별은 파일명으로 완결한다.
인쇄본 표기 규칙
인쇄 시 파일명과 버전, 출력일을 각주에 인쇄한다.
각주 표기는 파일명 | 출력일 YYYY-MM-DD | 페이지 x/y 형태를 권장한다.
도입 절차와 점검 체크리스트
도입은 공지, 코드 확정, 변경, 교육, 감사 점검 순으로 진행한다.
| 단계 | 핵심 작업 | 완료 기준 |
|---|
| 1. 준비 | 코드 목록 제정 | 회사·사업장·부서·유형 코드 확정 |
| 2. 공지 | 사내 배포 | 공지문과 예시 제공 |
| 3. 이행 | 일괄 변경 | 최근 12개월 문서 변경 완료 |
| 4. 교육 | 작성자 교육 | 퀴즈 통과 및 서약서 회수 |
| 5. 점검 | 표본 감사 | 무작위 30건 합격률 95% 이상 |
자주 발생하는 오류와 해결
| 오류 | 원인 | 해결 |
|---|
| 날짜 혼용 | 형식 불일치 | YYYYMMDD로 고정한다. |
| 버전 누락 | 초기 저장 습관 미흡 | 초안부터 v01D를 사용한다. |
| 공백 사용 | 습관적 입력 | 자동 치환 규칙을 설정한다. |
| 긴 파일명 | 과도한 키워드 | 키워드 2~4개로 제한한다. |
스캐너·모바일 촬영 대응
스캐너 기본명은 규칙에 맞게 즉시 변경한다.
모바일 촬영물은 업로더에서 규칙에 맞게 일괄 리네임한다.
OCR 파일은 동일 본문에 같은 파일명을 사용하되 확장자만 구분한다.
대외 배포 시 규칙
대외 배포본은 공개등급 PUB을 사용한다.
협력사·고객 식별이 필요하면 접두 서브코드를 추가한다.
예시는 다음과 같다.
SCM-BUSAN-EHS_EDU-화학물질안전_고객A_202503_v01_PUB.pdf 형태가 적합하다.
감사 대응 팁
감사에서는 일관된 파일명과 버전이 먼저 확인된다.
파일명만으로 장소·시점·유형·버전을 추론 가능하게 구성한다.
인쇄본과 전자본의 파일명이 일치하는지 표본 대조한다.
운영 규칙 요약 카드
| 주제 | 규칙 |
|---|
| 블록 | 회사-사업장-부서_유형-주제_날짜_버전_등급 |
| 날짜 | YYYYMMDD, YYYYMM, YYYYWww, YYYYQn |
| 버전 | v01부터, 초안은 v01D |
| 문자 | 한글 허용, 공백 금지, 밑줄 사용 |
| 길이 | 80자 이내 |
현장 공지 예문
[파일명 표준 시행 안내]
적용 대상: 교육대장, 점검표, 일지
시행 일자: 2025-10-01
핵심 규칙: 회사-사업장-부서_유형-주제_날짜_버전_등급
예시: SCM-BUSAN-EHS_EDU-락아웃_20251005_v01_INT.xlsx
미준수 문서는 반려한다.
FAQ
한글 대신 영문 키워드를 강제해야 하나
현장 검색과 이해를 위해 한글 키워드를 허용한다.
대외 공유가 잦으면 영문 병기 규칙을 별도로 둘 수 있다.
날짜를 YYMMDD로 줄여도 되나
세기 혼동과 자동 정렬 문제로 YYYYMMDD를 권장한다.
버전 v1과 v01 중 무엇이 적합한가
정렬과 가독성을 위해 v01을 권장한다.
확장자를 바꾸면 새로운 버전인가
내용이 같다면 버전은 유지하고 확장자만 바뀐 것으로 본다.
파일명에 개인 이름을 넣어야 하나
개인정보 보호상 파일명에는 넣지 않는다.
작성자 정보는 문서 내부 필드에 기록한다.
QR코드나 바코드와 연계할 수 있나
파일명을 키로 사용해 QR코드 라벨과 매칭하면 추적성이 높아진다.
